Vedúci skupiny by mal pri vedení skupiny dodržiavať a postupovať nasledovne:
? Identifikovať spoločné záujmy členov skupiny a určiť ciele riešenia problému tak, aby ich celá skupina chcela dosiahnuť.
? Formulácia problému by nemala aplikovať jediné riešenie, resp. riešenie preferované vedúcim.
? Vyhnúť sa formulácii problému v podobe voľby medzi variantmi.
? Problém by mal byť lokalizovaný v rámci určitej situácie, nie však vo vnútri skupiny.
Ak ako manažér – vodca máte si byť vedomí uspokojenia základných troch potrieb, musíte pri svojej práci so skupinou zabezpečiť si nasledovné funkcie:
1. Mať prehľad o tom, čo sa v skupine deje (o skupinovom procese a správaní sa). Zaistiť splnenie úloh skupiny.
2. Je nutné pochopenie, čo v tomto prípade znamená vedieť čo je potrebné vykonať, aby nedošlo k narušeniu potrieb jednotlivca v skupine. Stimulovať rozvoj jednotlivcov v skupine.
3. Mali by ste mať dostatočnú obratnosť, aby ste zmenu v skupine vedeli vykonať efektívne, bez narušenia celkovej harmónie v skupine. Musíte vedieť, ako skupina zareaguje, zmení či nezmení svoj „kurz / postoj?“ Budovať a udržiavať tím.
Skupinový prístup, vychádza z posúdenia vedenia druhých podľa funkcií, ktoré uspokojujú skupinové potreby; takže podľa toho, čo je potrebné urobiť. Zo všeobecnej teórie malých skupín vyplýva, že skupiny sa podobajú jednotlivcom v tom smere, že sú v každom prípade jedinečné. V praxi sa dokázalo, že to čo sa osvedčí v jednej skupine, nemusí v rámci danej organizácie fungovať v skupine inej, aj keď tieto sa zdajú byť identické. Druhá časť tejto teórie zdôrazňuje to, čo spoločné skupiny zdieľajú. Aj keď sa navzájom odlišujú zdieľajú určité spoločné potreby. Podľa tejto teórie existujú v pracovných skupinách tri oblasti potrieb:
1. Potreba splniť spoločnú úlohu.
2. Potreba udržať si charakter súdržnej jednotky.
3. Potreby, ktoré so sebou do skupiny prinášajú jednotliví členovia.
1. Potreba splniť spoločnú úlohu
Jedným z dôvodov, prečo vzniká určitá skupina, je existencia novej úlohy, ktorej riešenie si vyžaduje skupinový prístup. Základnou úlohou manažéra, ako vedúceho tímu je zabezpečiť úlohy a zamerať sa na to, aby úlohy boli prijaté a riešené spoločne, každým jednotlivcom v skupine. Nie menej dôležitou funkciou manažéra je definovanie cieľov skupiny. Čo rozumieme pod pojmom cieľ? Cieľ podľa Adaira, J. (1995) je, hmatateľný, konkrétnym a časovo limitovaným zámerom, je jasne definovaný, i napriek tomu má skôr konkrétny než abstraktný charakter, zatiaľ čo účel môže byť vyjadrený základnými alebo hodnotovými pojmami.
2. Potreba udržať si charakter súdržnej jednotky
Pochopenie tejto kategórie nieje tak jednoduché; rovnako ako u ľadovca je väčšia časť života skupiny skrytá pod hladinou. Aj tu vznikajú hrozby vychádzajúce jednak z vnútra skupiny, ale nie menej dôležité je rozpoznať aj hrozby vznikajúce v blízkom okolí skupiny. Súdržnosť skupiny je testovaná týmito hrozbami, a len silná skupina dokáže spoločne týmto hrozbám odolávať. V niektorých prípadoch dochádza k stmeleniu skupiny, a skupina sa správa nesmierne vynaliezavo. Účelom mnohých písaných aj nepísaných skupinových pravidiel je podpora tejto jednoty a zachovanie súdržnosti za každú cenu. Tí, ktorí sa snažia narušiť kontinuitu skupiny, môžu očakávať rôzne reakcie od priateľskej zhovievavosti, až po skutočný hnev. Existuje určitý inštinktívny pocit, že „v jednote je sila, rozdelením zanikneme“, že dobré vzájomné vzťahy, ktoré sú sami o sebe žiadúce, sú zároveň dôležitým prostriedkom k dosiahnutiu spoločného cieľa. Túto potrebu vytvárania a zachovania skupinovej súdržnosti nazval Adair, J. potrebou sebazachovania.
3. Individuálne potreby
Jednotlivci do skupiny vnášajú aj vlastné potreby. Nejde len o telesné potreby, ale často sú to potreby psychologické – potreba uznania, pocitu, že robíme niečo užitočné, dosiahnutie určitého postavenia v skupine a podobne. Tieto osobné potreby sú často dôležitejšie než si uvedomujeme. Práve tieto individuálne potreby môžu ďalších jednotlivcov do skupiny priťahovať, alebo ich naopak odpudzujú. Často sa stáva, že zlou identifikáciou potrieb jednotlivcov v skupine, ako aj ich nevhodnou koordináciou dochádza k rozpadu skupiny, respektíve výsledky ktoré dosahuje skupina nezodpovedajú výsledkom, ktoré sa od skupiny očakávali.