Plánovanie a regulácia času
Schopnosť manažéra účelne si plánovať a regulovať svoj čas je nevyhnutným predpokladom jeho práce. Existuje veľa riadiacich pracovníkov, ktorí nevedia zaobchádzať so svojím časom.
Riešenie tohoto problému je oveľa jednoduchšie, než sú si schopní viacerí z nás pripustiť. Väčšinou ide len o to, naučiť sa regulovať pracovný deň sám, tj. sústrediť všetky aktivity a činnosti v pracovnej dobe tak, aby sme si nemuseli pracovnú dobu predlžovať a nosiť prácu domov. Mnoho pracovníkov práve z nedostatku, resp. zlého organizovania pracovných povinností sa nestáva skutočným pánom svojho času, naopak sú ním často pohlcovaní.
Podstatou časového manažmentu je viesť manažéra k tomu, aby poznal svoj čas a dokázal ho riadiť. Na druhej strane umožňuje realizovať úlohy tak, aby sme ich zvládli počas pracovnej doby.
Využitie ľudského výkonnostného potenciálu sa odhaduje na 30 až 40 percent. Odhaduje sa tiež, že najviac energie a času sa stráca práve preto, lebo chýbajú jasne stanovené priority, ciele, plány. Každý podnik, ktorý chce dosiahnuť úspech, si stanovuje ciele a priebežne kontroluje ich plnenie. To isté platí aj pre manažéra. Musí mať jasnú predstavu toho, čo chce dosiahnuť a ako to realizovať.
Regulácia času
Ak chceme mať čas, musíme vedieť, čo je pre nás najdôležitejšie, tj. urobiť si časový rozvrh. Keď si vypracujeme časový rozvrh, získame predstavu o plynutí času, t.j pochopíme všetky pracovné a obchodné jednania ako funkciu času, ktorý sme si na to určili. Výsledkom tohoto postupu si vypestujeme schopnosť sledovať svoju činnosť po minútach.
K plánovaniu času patrí:
- skôr vstať a odísť do práce
- odísť do práce tak, aby som sa do nej dostal bez problémov včas, vyhnúť sa dopravnej špičke
- schopnosť upraviť si denný rozvrh napr. o 20 min. skôr
- naučiť sa byť presný
- selektovať telefónne hovory
- niečo skrátiť, neurobiť
- úlohy naplánované na určitú časovú dobu v tejto dobe skutočne realizovať
- naplánovaným úlohám sa nevenujeme dlhšie, ako ste si naplánovali
- zapisujme si úlohy, telefonáty, všetko, čo treba uskutočniť v priebehu dňa.
Regulácia práce
V podnikateľskom svete si ani nevieme predstaviť manažéra, ktorý by nepracoval na základe organizačného systému. Spôsob organizácie práce závisí predovšetkým na samotnom riadiacom pracovníkovi.
Ak hovoríme o organizácii práce, nesmieme zabúdať na svoj pracovný stôl, kanceláriu, v ktorej pracujeme. Je to tiež naša vizitka, ktorá podáva základnú informáciu o tom, akí sme. Tým, že si zapisujeme informácie, nezabúdame, odľahčujeme si pamäť a zároveň uvoľňujeme svoj mozog pre iné činnosti. Zapisovanie má tiež význam v tom, že tú vec skutočne urobíme, pretože ak si ju zapíšeme – je to určitý záväzok k tomu, že ju potrebujeme vykonať. Organizáciou práce začíname každý deň vopred s papierom a perom, kde si plánujeme činnosti, ktoré chceme v priebehu dňa vykonať. Zapisujeme si len reálne splniteľné úlohy. Má to nesmierny význam z hľadiska našej psychohygieny. Znižujeme stres, zaistíme si kľud pre spánok, ako aj dobrý pocit, že veci zvládneme, pretože sa dopredu pripravíme.
Veľkou pomôckou pri organizácii času manažéra je delegovanie. Delegovanie znamená prenesenie zodpovednosti, úloh na svojich spolupracovníkov. Okrem toho, že manažérovi odľahčuje prácu, podporuje samostatnosť, tvorivosť, rozvíja osobnosť človeka, vzťahy dôvery, je silným motivačným faktorom. Ak hovoríme o delegovaní nemáme na mysli presúvanie ťažkých a riešenie nepríjemných záležitostí na inú osobu. Potrebné je využívať ho efektívne na základe poznania osobnostných vlastností človeka, jeho odborných znalostí. Iba správne delegovanie môže podporovať výkon a riešiť problematiku zvládnutia času.
Časový plán
Ak chceme dodržiavať časový plán, je potrebné priradiť správny čas, dĺžku trvania k určitým činnostiam, výkonom, ktoré treba uskutočňovať. Najhorším prípadom je, ak si na určitú záležitosť naplánujeme menej času, ako je potrebné. Dostaneme sa tak do časového tlaku, ktorý sprevádza aj nasledovné činnosti vykonávané v priebehu dňa.
Časový plán vedie:
- k správnej organizácii práce
- k dodržiavaniu a zvládnutiu stanovených úloh
- k upevneniu vlastných manažérskych schopností, a tým aj k posilneniu autority v kolektíve
- k celkovej duševnej pohode
- k predlžovaniu a zintenzívňovaniu života
- k vytváraniu správneho štýlu práce
- k dobrej predstave o náročnosti prejednávaných problémov
- k regulácii telefonických hovorov (nemusíme ich vždy dvíhať osobne a rozptyľovať sa pri práci inými záležitosťami, takýto kontakt môže zvládnuť aj iný pracovník firmy)
- časový plán zabraňuje vzniku stresových situácií.
Pri plánovaní času nezabúdajme aj na ľudský faktor, dozvedieť sa niečo viac o ľuďoch, s ktorými jednáme, prichádzame do styku. Zaujímajme sa o ich zvyklosti, tým sa môže stať naše jednanie produktívnejšie.
Eisenhowerov kríž
Najväčším problémom s ktorým sa stretávajú manažéri pri plánovaní času predstavuje stanovenie priorít, t.j. vedieť oddeliť veci dôležité od menej dôležitých. Jednoduchou praktickou pomôckou, ktorá môže pomôcť uľahčiť naše rozhodnutie je pravidlo, ktoré vynašiel americký prezident D.Eisenhower. Môžeme ho použiť hlavne vtedy, keď sa nevieme rozhodnúť.
| Dôležité úlohy + súrne úlohyTie ktoré musím vykonať ja sám ihneď | Nesúrna práca + dôležitá prácaDelegovať |
| Súrne úlohy + nedôležité úlohyTie ktoré môžem vykonať neskôr | Nesúrna práca + nedôležitá prácaTo, čo môžem hodiť do koša, veci nepotrebné |
Rady k plánovaniu času na záver
- robme si pravidelne rozvrh pracovných činností
- naplánované úlohy skutočne realizujme
- úlohám venujme toľko času, koľko si naozaj vyžadujú
- neodkladajme nepríjemné veci
- na začiatku stretnutia určime dĺžku času, ktorý máme k dispozícii
- neprijímajme nečakaných návštevníkov
- naučme sa poznať svoj biorytmus
- rozlišujme veci dôležité od nedôležitých
- telefonické hovory vybavujme stručne