Zamestnanec môže v pracovnom procese vykonávať určitú funkciu, ktorá vyplýva z jeho pozície v organizačnej štruktúre a systéme riadenia organizácie. V praxi je mnohokrát veľmi ťažko určiť hranicu medzi profesiou a funkciou. Teória uvádza, že hlavný rozdiel medzi profesiou a funkciou spočíva v tom, že kým výkon profesie je viazaný na určité psychomotorické a manuálno-odborné zručnosti zamestnanca, výkon funkcie obsahuje čisto duševnú prácu a je predovšetkým podmienený psychickými vlastnosťami a schopnosťami zamestnanca. Toto vymedzenie však nie je úplné. Postráda zahrnutie rolí, ktoré sa s funkciou viažu ako aj ostatných charakteristík, ktoré výkon danej funkcie priamo ovplyvňujú.
Čo je to funkcia
Funkcia vo všeobecnosti znamená určité špecializované pracovné miesto s vymedzenými povinnosťami, mierou právomoci a zodpovednosti, ktoré sú vyšpecifikované v organizačnom alebo kompetenčnom poriadku podniku. Funkcia sa najčastejšie spája s riadiacimi pozíciami v organizácii a preto je charakterizovaná ako pomerne samostatná zložka hierarchickej štruktúry organizácie. Ppredstavuje činnosť, ktorú zamestnanec vykonáva podľa organizačných pravidiel so zameraním na určité ciele v hierarchii organizačnej štruktúry spoločnosti.
Z hľadiska personálneho manažmentu funkcia predstavuje samostatné vedúce pracovné miesto s vymedzenou právomocou riadiť určitú organizačnú jednotku alebo štruktúru, alebo viesť určitú skupinu ľudí, ako aj osobnú zodpovednosť za riadny chod riadeného útvaru alebo za plnenie úloh vedenej skupiny ľudí, ide tu najmä funkciu riaditeľa spoločnosti, vedúceho odboru, útvaru, pracovnej skupiny, tímu a podobne.
Funkciografia
Opisom a analýzou obsahu funkcie ako takej sa zaoberá funkciografia. Funkciografia predstavuje komplexný prístup k analýze a klasifikácii funkcie ako prevažne duševnej práce, v rámci ktorej sa schopnosti a psychické kvality neuplatňujú autonómne ale vždy v interakcii. Preto aj nároky na psychiku zamestnanca, ktorý vykonáva alebo bude vykonávať funkciu, sa kumulujú do špecializovaných integrácií schopností, vlastností a tendencií. Tieto špecializované integrácie sa v psychológii riadenia nazývajú predispozície. Predispozície predstavujú ucelené súbory – komplety špecifických psychických zručností, ktoré si vyžaduje vykonávaniekonkrétnej funkcie.
Funkciografia sa z hľadiska vymedzenia predispozícií zamestnanca zameriava na:
- vymedzenie podstaty funkcie – náplň, predmet, účel a cieľ funkcie, jej kooperáciu s ostatnými zložkami riadiaceho a organizačného systému,
- vymedzenie právomoci a zodpovednosti – rozsah kompetencie, ktorý je daný tým, čo zamestnanec vykonávajúci danú funkciu môže-nemôže, musí-nesmie, za čo zodpovedá a do akej miery za určité veci a rozhodnutia ručí-neručí,
- vymedzenie samostatnosti a podriadenosti – subordinačné vzťahy, ktoré vyjadrujú postavenie funkcie v organizácii a hierarchii riadenia, t. j. komu je daný zamestnanec podriadený, komu nadriadený, od koho dostáva a komu vydáva príkazy, v ktorých veciach a v akom rozsahu môže rozhodovať a konať,
- prostriedky na výkon funkcie – organizačná technika a organizačno-technické a personálne vybavenie funkčného miesta,
- podmienky na výkon funkcie – mikroklimatické, organizačné, sociálno-psychologické,
- pracovné zaťaženie pri vykonávaní danej funkcie – pomer fyzického a psychického zaťaženia,
- požiadavky a nároky funkcie – nároky na odbornosť, vzdelanie, typ špecializácie, fyzickú a psychickú zdatnosť, odolnosť voči stresu, konfliktom, frustrácii, nároky na sebadôveru, sebavedomie, sebaistotu, nároky na postoje a hodnoty, nároky na špecifické vlastnosti, sebaovládanie emocionálnu a neuropsychickú stabilitu, citovú inertnosť a podobne.
Funkciogram
Výsledkom funkciografie je zostavenie funkciogramu, ktorý obsahuje zhustenú deskriptívnu analýzu funkcie a dispozícií potrebných pre jej úspešný výkon. Funkciogram by mal obsahovať:
- výstižný opis funkcie vrátane profesijných prienikov, ktoré funkcia obsahuje,
- „umiestnenie“ funkcie v organizačnej štruktúre podniku,
- súpis kompetencií, plných a delených, ktoré funkcia obsahuje,
- charakteristiku objektu riadenia, prípadne metódy a štýly riadenia,
- predpokladané dispozície pre výkon funkcie-vlastnosti, zručnosti, morálno-vôľové predpoklady, skúsenosti, prípadne prax,
- podmienky hodnotenia výsledkov vykonávania danej funkcie.
Funkciogram slúži pre hodnotenie zamestnancov a taktiež pre potreby vnútropodnikovej mobility zamestnancov.
Význam funkciografie a funkciogramu
V súčasnej podnikovej a podnikateľskej praxi stúpa význam funkciografie a tvorby funkciogramu. Najmä v malých a stredných podnikoch, kde dochádza k prekrývaniu rozličných profesií a zároveň aj prieniku funkcií a profesií, je potrebné neustále zosúlaďovať nároky, ktoré obsahujú jednotlivé funkčné miesta, resp. funkcie s dispozíciami a konkrétnymi výsledkami, ktoré v nich zamestnanec dosahuje s prihliadnutím na profesiu, ktorú súčasne vykonáva. Preto je z hľadiska personálnej politiky a potrieb personálneho manažmentu dôležité v organizácii spracovať podrobné funkciogramy pre každú konkrétnu funkciu a určiť aj psychodiagnostické postupy a metódy na identifikáciu psychických predpokladov a nárokov na vykonávanie danej funkcie a to predovšetkým v oblasti zaťaženia neuropsychiky pracovnými podmienkami a faktormi riadiacej práce.