Kurt Lewin a schéma silového poľa
Kurt Lewin (1951), ktorý zostavil schému silového poľa, stanovil aj tri kritické štádia v zavádzaní zmeny alebo inovácie:
- rozmrazenie
- zmena
- opätovné zmrazenie
Zavedenie zmeny
Kurt Lewin rozdelil aktivity na tieto fázy realizácie zmeny a činnosti:
- Rozmrazenie – Rozprávanie o plánoch zmeny. Zaangažovanie tých, ktorých sa zmena týka. Poskytnutie podpory. Umožnenie aby ľudia mali čas vyrovnať sa zo zmenou.
- Zmena – Zavedenie zmeny. Poskytnutie podpory a školenia. Monitorovanie zmeny.
- Opätovné zmrazenie – Získavanie angažovanosti.
Zdroj: Lewin,K. (1951), Vrúžek, Š., Teória a prax manažmentu, ManaCon 1999.
Rozmrazenie a presvedčenie k zmene
Cieľom prvej fázy realizácie zmeny – rozmrazenia – je presvedčiť a uviesť každého zainteresovaného pracovníka do správneho duševného rozpoloženia na prijatie a zavedenie zmeny. V tejto fáze treba umožniť ľuďom aby boli hrdí na svoje doterajšie spôsoby práce, je dôležité uznať ich doterajšie úspechy. Je potrebné vyčkať a postupne pretvárať zainteresovaných a to tak, aby si začali odvykať už od starých spôsobov práce. Od tých zaužívaných postupov práce, ktoré je nevyhnutné inovovať.
V tomto štádiu sa manažéri s veľkou pravdepodobnosťou stretnú s nasledovnými typmi odporu: nepochopenie, nedostatok dôvery, úzky vlastný záujem, odlišné hodnotenie zmeny, neznášanlivosť a únava zo zmien, zlé skúsenosti so zmenou. V tomto prípade je potrebné použiť prístupy, ktoré podporujú realizáciu zmeny. Podrobnejšie sú uvedené v ďalšej kapitole tejto publikácie.
Zmena a jej realizácia
Vo fáze zmeny je nevyhnutné správne zvoliť najvhodnejšiu stratégiu zmeny, ktoré sa členia podľa tempa ich realizácie na: rýchle a postupné. Pre rýchlu zmenu je charakteristické, že je jasne naplánovaná, vyžaduje si minimálnu účasť iných ľudí a odpor k nej sa dá ľahko prekonať. Postupná zmena si vyžaduje veľkú účasť iných, odpor k nej sa nedá prekonať, ale len znížiť a už v prvopočiatku bola plánovaná nejasne. Pri voľbe zmeny z hľadiska rýchlosti jej realizácie, je potrebné zvážiť faktory, ktoré podmieňujú voľbu zmeny. Tieto faktory, ako ich identifikoval Kotter a Schlesinger (1979), sú:
- Množstvo a typ predpokladaného odporu – čím predpokladáme väčší odpor k zmene, tým sa realizácia zmeny bude uskutočňovať pomalšie (prechod od rýchlej zmeny k zmene postupnej).
- Moc iniciátorov zmeny – ak je moc iniciátorov zmeny (manažérov, ktorí zmenu uskutočňujú) väčšia, tým realizácia zmeny bude rýchlejšia, nakoľko je možné jednoduchšie prekonať odpor podriadených, ktorí so zmenou nesúhlasia.
- Potreba získať informácie a angažovanosť ostatných – čím viac informácií a angažovanosti je potrebné získať, tým sa zmena posúva od rýchlejšej k zmene postupnej, nakoľko si takáto zmena vyžaduje čas a zapojenie ostatných.
- Riziká, ktoré by prinieslo udržanie situácie bez zmeny – čím väčšie riziká prežitia a výkonu organizácie prináša nezavedenie zmeny, tým rýchlejšie musí byť zmena zavedená.
Opätovné zmrazenie a upevnenie
Po fáze zavedenia zmeny je potrebné venovať dostatočnú pozornosť v riadení poslednej fázy realizácie zmeny – upevnenia alebo opätovného zmrazenia. Manažéri realizujúci zmenu totiž musia brať do úvahy aj skutočnosť, že aj najlepšie naplánovaná a realizovaná zmena, môže ešte so sebou priniesť celý rad problémov, ktoré je potrebné včas identifikovať. Veci sa ešte stále môžu obrátiť a môže sa prejaviť nový odpor. Počas opätovného zmrazovania je možná inovácia, ale práve táto inovácia sa javí ako najrizikovejšia. Ak sa vynoria nepredvídané ťažkosti, ľudia majú tendenciu skĺznuť späť do starých koľají. Potom sa môže stať, že opätovné zmrazenie prebehne bez inovácie. Práve v tomto štádiu je preto potrebné priebežne zmenu monitorovať, a ak sa ukáže potreba, podniknúť príslušné manažérske kroky na odvrátenie neúspechu zmeny.
Proces zmeny Scott a Soderberg
Podobný, aj keď viac podrobnejší proces zmeny uvádza Scott, B. a Soderberg, S. (1994), ktorí členia proces zmeny do piatich fáz:
- Rozmrazenie
- Zapálenie
- Tvorba
- Reštrukturalizácia
- Zmrazenie
Rozmrazenie
Rozmrazenie predstavte si súčasný stav ako zmrazený. Všetky rutinné procedúry, systémy, vzťahy a najmä ľudské postoje sú nemenné, ako keby zmrazené. Situáciu v takejto organizácii je potrebné rozmraziť. Uvedomiť si, že nemenný stav treba zmeniť. V tejto fáza je potrebné s ľuďmi o problémoch komunikovať a poukazovať na potrebu zmien.
Zapálenie
Je potrebné, aby sa ľudia pustili do realizácie zmien.
Tvorba
Vo fáze tvorby dochádza k vlastnému vyjasneniu problémov a k návrhu konečného riešenia.
Reštrukturalizácia
Realizácia konečného riešenia problémov spadá práve do časti reštrukturalizácie. Tu dochádza k zaradeniu zmien do celkového systému organizácie. Tento proces je náročný nielen na financie, ale aj na čas a kvalitu ľudských zdrojov.
Zmrazenie
Manažéri aplikujúci zmenu, v tejto fáze stanovia spôsob, akým sa budú výsledky uskutočnenej zmeny kontrolovať. Zaistia, aby obnovený systém bez problémov fungoval.