Manažment času

Čas je najcennejší zdroj nášho úspechu. Time management je dôležitá manažérska zručnosť. Manažér, ktorý si nevie organizovať vlastnú prácu, nemôže riadiť iných ľudí, lebo im nemôže ísť príkladom.

Riadenie času – time management

Podstatou časového manažmentu je viesť manažéra k tomu, aby poznal svoj čas a dokázal ho riadiť. Na druhej strane umožňuje realizovať úlohy tak, aby sme ich zvládli počas pracovnej doby. Schopnosť vedieť riadiť svoj čas znamená:

• Získať maximum z minima investovaného času
• Koncentrovať sa na veci, ktoré sú dôležité a odkladať všetky ostatné
• Naučiť sa delegovať právomoc

Plánovanie a regulácia času

Schopnosť manažéra účelne si plánovať a regulovať svoj čas je nevyhnutným predpokladom jeho práce. Existuje veľa riadiacich pracovníkov, ktorí nevedia zaobchádzať so svojím časom.

Riešenie tohto problému je oveľa jednoduchšie, než sú si schopní viacerí z nás pripustiť. Väčšinou ide len o to, naučiť sa regulovať pracovný deň sám, tj. sústrediť všetky aktivity a činnosti v pracovnej dobe tak, aby sme si nemuseli pracovnú dobu predlžovať a nosiť prácu domov. Mnoho pracovníkov práve z nedostatku, resp. zlého organizovania pracovných povinností sa nestáva skutočným pánom svojho času, naopak sú ním často pohlcovaní.

Príčiny problémov s časom

Medzi hlavné príčiny, prečo máme problémy s časom, patria:

1. Osobnostné príčiny – zvýšený pocit zodpovednosti, nízka sebadôvera, vzťahovačnosť, nedôverčivosť, panovačnosť
2. Kongnitívne (vedomostné) príčiny – nedostatočné vedomosti manažéra o riadení. Nie je schopný delegovať úlohe adekvátnu právomoc a zodpovednosť, názor: ja musím o všetkom vedieť
3. Organizačné dôvody – situácie, kedy sa zanedbáva príprava personálu a personálne riadenie a manažér je nútený sa venovať viac operatíve. Manažér si musí uvedomiť aké úlohy má plniť on a aké jeho podriadení.

Odkladanie úloh

Odkladanie úloh patrí medzi veľkého nepriateľa time manažmentu, a to hlavne z týchto dôvodov:

• Strach z neúspechu
• Nedostatok motivácie vyvolaný predchádzajúcim neúspechom
• Nedostatok sebadôvery
• Zle definované ciele

Stanovenie cieľov

• Vytvorenie vízie
• Hovoriť
• Ciele si napísať
• Transformovať ciele do úloh
• Jednať

Určenie priorít

Najväčší problém, s ktorým sa stretávajú manažéri pri plánovaní času, predstavuje stanovenie priorít, t.j. vedieť oddeliť veci dôležité od menej dôležitých. Jednoduchou praktickou pomôckou, ktorá môže pomôcť uľahčiť naše rozhodnutie je pravidlo tzv. Eisenhowerov kríž, ktoré popísal americký prezident D. Eisenhower. Môžeme ho použiť hlavne vtedy, keď sa nevieme rozhodnúť.

Stanovenie priorít je základným pilierom efektívneho manažmentu vlastných úloh, efektívneho manažmentu času. Základnou myšlienkou stanovenia aby manažér robil správne veci a nie aby robil veci správne.

Pracovné priority

• Dôležitosť – obsahové hľadisko úlohy a jej vzťah splnenia k potrebám pracovníka
• Naliehavosť- potreba splniť danú úlohu do určitého termínu

Paretovo pravidlo

• pravidlo 80/20
• 20% úsilia produkuje 80% efektu
• Pri rozdeľovaní pracovných úloh podľa ich dôležitosti pre úspešnosť manažéra bolo zistené: 20% zo všetkých úloh tvorí 80% úspešnosti manažéra

Výskumy u nás

V našich podmienkach manažéri považujú:

• 30%-40% všetkých úloh za existenčne dôležitých
• 60%-70% úloh môžu delegovať na iných pracovníkov

Zásady plánovania vlastného času

• Prekonajte predsudok voči písomnému plánu
• Budúci deň plánujte na konci predchádzajúceho dňa
• Je to len 5- 10 minút
• Úlohy budúceho týždňa plánujte na konci toho týždňa
• Z disponibilného času plánujte presne len 60%, zbytok sú náhodné rušenie. Buďte realista!
• Začnite hneď a vytrvajte
• Ukážku príkladného plánovania vlastného času nájdete v článku Naliehavosť a dôležitosť úloh – manažment času

Súbory na stiahnutie

V kategórii Manažment času sa nachádzajú tieto súbory na stiahnutie:

 Manazment-casu-Asertivita-semestralka.pdf